Po stwierdzeniu, że istnieje obowiązek zgłoszenia informacji, i zapoznaniu się ze standardowymi wymaganiami w zakresie informacji należy przyjrzeć się swojemu portfelowi produktów.
W pierwszej kolejności trzeba ustalić, które produkty zostały już zgłoszone oraz w których krajach zostały wprowadzone do obrotu. Informacje należy przekazywać w języku wskazanym przez państwo członkowskie, w którym mieszanina jest wprowadzana do obrotu.
Należy określić kategorię albo kategorie zastosowania dla każdego produktu, ponieważ od tego zależy termin wejścia wymogu w życie oraz wymagania w zakresie informacji. Wyróżnia się trzy kategorie zastosowania:
- Konsumenckie lub profesjonalne – data uzyskania zgodności od stycznia 2021 r.
- Przemysłowe – data uzyskania zgodności od stycznia 2024 r.
Jeżeli produkt ma więcej niż jedno z powyższych zastosowań – bezpośrednie stosowanie lub stosowanie w produkcie wytwarzanym na dalszym etapie łańcucha dostaw – obowiązuje najwcześniejszy termin wejścia wymogu w życie (zob. etap 1 „Poznaj swoje obowiązki”). Skuteczna komunikacja zarówno we wcześniejszych, jak i późniejszych ogniwach łańcucha dostaw gwarantuje, że wszystkie podmioty uzyskują całościowe, aktualne informacje o mieszaninie.
Ograniczone przekazanie informacji
W przypadku mieszanin stosowanych wyłącznie w obiektach przemysłowych ograniczone przekazanie jest opcją pozwalającą na dostarczenie informacji, które w odniesieniu do składu są ograniczone do tego, co jest zawarte w karcie charakterystyki. Należy zauważyć, że karta charakterystyki w formie standardowej lub ograniczonej nie jest objęta wymogiem informacyjnym i nadal należy przestrzegać w niej zharmonizowanego formatu. Jednak w przypadku skorzystania z opcji ograniczonego przekazania informacji, należy podać całodobowy telefoniczny numer alarmowy w celu umożliwienia uzyskania szybkiego dostępu do informacji w razie nagłego zdarzenia.
Grupowe przekazanie informacji
Istnieje możliwość podjęcia decyzji o grupowym przekazaniu informacji, co umożliwia dostarczenie dokumentacji dla wielu mieszanin w ramach jednego zgłoszenia. Wszystkie mieszaniny objęte grupowym przekazaniem informacji muszą być tak samo zaklasyfikowane pod względem zagrożeń dla zdrowia ludzkiego i zagrożeń fizycznych oraz zawierać te same składniki (z wyłączeniem różnic w zakresie aromatów i substancji zapachowych w przypadku spełnienia określonych warunków).
Dobrowolne przekazanie informacji
Warto rozważyć dobrowolne przekazanie informacji w przypadku mieszanin, które nie podlegają obowiązkowi zgłoszenia, mianowicie mieszanin niezaklasyfikowanych jako niebezpieczne lub zaklasyfikowanych jako niebezpieczne wyłącznie ze względu na zagrożenia dla środowiska naturalnego. Dobrowolne przekazanie informacji może być pomocne, jeśli produkt ma zostać wprowadzony do mieszaniny, która jest zaklasyfikowana jako niebezpieczna ze względu na zagrożenia dla zdrowia ludzkiego i zagrożenia fizyczne. W ten sposób dobrowolne przekazanie informacji pomaga w ochronie poufnych danych handlowych (np. informacji o składzie mieszaniny), które udostępniane są klientom wyłącznie za pośrednictwem UFI. Umieszczenie UFI na etykiecie byłoby jednak opcjonalne.
